Décadas de pesquisa científica mostram que o estresse e a ansiedade são problemas prevalentes no trabalho, contribuindo para déficits no moral, no bem-estar e na produtividade dos funcionários. Trabalhamos horas excessivas em o que parece ser um cronograma sem limites, assumindo compromissos repetidamente e, lamentavelmente, entregando menos do que o prometido.

Parece que a norma em nossa sociedade moderna é viver correndo e reclamando de estar “tão ocupado” — ou, em alguns casos, vangloriando-se disso. A ocupação excessiva (busyness) parece ser uma pandemia, ocorrendo em uma ampla área geográfica e afetando uma proporção excepcionalmente alta da população.

O pior é que parecemos sacrificar nossa saúde, nossos relacionamentos com entes queridos e desistir de nossos sonhos. Quero que você tenha em mente que a ocupação frenética e o multitasking caótico não são glamourosos, e a produtividade não se trata de ser o trabalhador mais esforçado em seus ecossistemas. Como diria Stephen R. Covey, “a ocupação é uma desculpa que usamos para evitar fazer as coisas prioritárias em nossas vidas”.

Como nas organizações de hoje os trabalhadores do conhecimento são mais autônomos, com habilidades socioemocionais aprimoradas, pensamento crítico aguçado, hiperconectados e com expectativas sociais e culturais latentes, seus papéis e responsabilidades são mais fluidos. Esses indivíduos se unem e colaboram em equipes orgânicas em seus ecossistemas de negócios, onde a maior parte do valor é criada. Em suma, as equipes são o cenário social por excelência para a colaboração, criação de valor, aprendizado e desenvolvimento.

Mas o que quero dizer com a expressão “ecossistema de negócios”? Em meu livro recém-publicado, “O Ecossistema da Produtividade”, defino ecossistema de negócios como: a) a rede de organizações — incluindo fornecedores, distribuidores, clientes, concorrentes, agências governamentais e assim por diante — envolvidas na entrega de um produto ou serviço específico por meio de competição e cooperação; e b) um modelo de governança que compete com outras formas de organizar a criação de um produto ou serviço, como uma organização verticalmente integrada, uma cadeia de suprimentos hierárquica ou um modelo de mercado aberto.

O ponto central desta definição dupla é que cada entidade no ecossistema afeta e é afetada pelas outras, criando um relacionamento em constante evolução no qual cada entidade deve ser flexível e adaptável para sobreviver, como em um ecossistema biológico. Um sistema dinâmico em sua essência, onde nada é ou deve ser estático.

É por isso que uma abordagem de pensamento sistêmico é necessária para compreender plenamente as nuances do meu paradigma do Ecossistema da Produtividade. Como tal, trata-se de uma configuração fluida e organizada de elementos que trabalham de mãos dadas para atingir um propósito geral.

O pensamento sistêmico na prática nos encoraja a explorar inter-relacionamentos (contexto e conexões), perspectivas (cada ator tem sua própria percepção única da situação) e limites (acordando sobre escopo, escala e o que pode constituir uma melhoria). Em geral, inclui a disposição de ver uma situação de forma mais completa, reconhecer que somos inter-relacionados, admitir que muitas vezes existem múltiplas intervenções para uma situação e defender intervenções inovadoras e “fora da caixa”.

Em meu paradigma, três sistemas estão intrínseca e dinamicamente interligados para formar o Ecossistema da Produtividade: o Núcleo, o Contexto e a dimensão do Tempo.

• Núcleo (Core) – Descobrimos que a produtividade é sempre uma combinação dinâmica de três elementos: o Eu (Self), as Ferramentas (técnicas) e o Equipamento. É o que chamamos de Núcleo da Produtividade.

• Contexto – Esses elementos intimamente interligados são sempre cercados por forças ambientais, como forças socioeconômicas globais; tipo de negócio e indústria; cultura, clima e estrutura organizacional; política interna e afins. É o que chamamos de Contexto da Produtividade; também muito dinâmico.

• Tempo – É o fator que permeia tudo e é onipresente. O tempo, portanto, é o meta-sistema que envolve todos os outros sistemas. No entanto, para fins de produtividade, o tempo é um recurso limitado. O que você faz nele é o que faz a diferença. Por mais revolucionário que pareça, acredito firmemente que não gerenciamos o tempo. Em vez disso, na busca por ganhos de produtividade, o que precisamos fazer é gerenciar todas as nossas tarefas de forma sistemática e eficiente, eliminando atividades que geram desperdício, organizando as atividades de maior valor agregado e comunicando-se de forma assertiva.

É em um ecossistema de equipes que a ideação, a inovação, a colaboração, a tomada de decisão e o aprendizado ocorrem. O que parece indispensável para aumentar a produtividade, então, é equipar essas equipes com o poder de executar e implementar suas soluções com agilidade e assertividade. O aumento do empoderamento (empowerment) é essencial; a responsabilidade (accountability) redefinida é um pré-requisito. Isso tem consequências profundas em termos de liderança, tomada de decisão, trabalho em equipe e comunicação.

Curiosamente, nestes dias em que afirmamos e reclamamos que não temos tempo suficiente, a maioria de nós parece esperar até o último minuto para realizar certas tarefas. Fazemos isso porque não gostamos da tarefa em questão ou simplesmente porque ela é desafiadora demais.

O mesmo acontece quando temos medo das consequências e de resultados negativos. Muitas vezes, as coisas são feitas e nenhuma consequência real é sofrida; ou podemos sofrer consequências, mas elas geralmente não são substanciais. Nas palavras da Dra. Ramirez Basco: “a razão número um pela qual procrastinamos é porque podemos”.

A procrastinação é um desafio que todos enfrentamos em algum momento. Desde que os seres humanos existem, lutamos contra o ato de adiar, evitar e procrastinar questões que nos importam. A procrastinação geralmente envolve ignorar uma tarefa desagradável, mas provavelmente mais importante, em favor de uma que seja mais prazerosa ou fácil. Quando procrastinamos, em vez de trabalharmos em tarefas importantes e significativas, vemo-nos realizando atividades triviais.

Procrastinamos para lidar com a situação, bloqueando sentimentos desagradáveis ou até dolorosos sobre certas tarefas sabidamente difíceis de realizar ou com consequências negativas percebidas. Em suma: trata-se de evitar a dor. De acordo com a Dra. Ramirez Basco, é um estado alterado da realidade.

Em resumo, a procrastinação é um hábito tão automático que não requer planejamento consciente; um hábito difícil de mudar. Não é algo que podemos simplesmente decidir abandonar e deixar para lá completamente. É a nossa zona de conforto, onde nos sentimos mais à vontade. Sabemos que está acontecendo quando temos dificuldade em nos persuadir a fazer as coisas que deveríamos ou gostaríamos de fazer.

Pesquisas em psicologia comportamental revelaram um fenômeno chamado “inconsistência temporal”, que ajuda a explicar por que a procrastinação parece nos atrair, apesar das nossas boas intenções. É a tendência do cérebro humano de valorizar recompensas imediatas mais do que recompensas futuras.

Episódios menores de procrastinação podem nos fazer sentir culpados ou envergonhados. Podem levar à redução da produtividade e fazer com que deixemos de atingir nossos objetivos. Pior ainda, quando procrastinamos por um longo período, podemos ficar desmotivados e desiludidos com nosso trabalho, o que pode levar ao estresse, depressão e burnout.

Vale mencionar que procrastinação não é preguiça. A procrastinação é um processo ativo; escolhemos fazer outra coisa em vez da tarefa que sabemos que deveríamos estar realizando. Enquanto a procrastinação é ativa, a preguiça, em contraste, sugere apatia, inatividade e falta de vontade de agir.