Décadas de investigación científica demuestran que el estrés y la ansiedad son problemas prevalentes en el trabajo, lo que contribuye a déficits en la moral, el bienestar y la productividad de los empleados. Trabajamos jornadas más largas en lo que parece ser un horario sin límites, comprometiéndonos excesivamente de forma repetida y, lamentablemente, entregando menos de lo esperado.

Parece que la norma en nuestra sociedad moderna es vivir corriendo y quejándose de estar «tan ocupado», o alardeando de ello en algunos casos. El exceso de ocupación (busyness) parece ser una pandemia que afecta a una proporción excepcionalmente alta de la población en diversas geografías.

Lo que es peor, parece que sacrificamos nuestra salud, nuestras relaciones con seres queridos y renunciamos a nuestros sueños. Quiero que tenga en cuenta que la ocupación frenética y la multitarea caótica no son glamurosas, y la productividad no se trata de ser el trabajador más esforzado de sus ecosistemas. Como diría Stephen R. Covey, «la ocupación es una excusa que usamos para evitar hacer las cosas prioritarias en nuestras vidas».

Dado que en las organizaciones actuales los trabajadores del conocimiento son más autónomos, con habilidades socioemocionales mejoradas, pensamiento crítico agudo, hiperconectados y con expectativas sociales y culturales latentes, sus roles y responsabilidades son más fluidos. Estos individuos se unen y colaboran en equipos orgánicos dentro de sus ecosistemas de negocios, donde se crea la mayor parte del valor. En resumen, los equipos son el entorno social por excelencia para la colaboración, la creación de valor, el aprendizaje y el desarrollo.

¿Pero a qué me refiero con la expresión «ecosistema de negocios»? En mi libro recientemente publicado, «El Ecosistema de la Productividad», defino el ecosistema de negocios como: a) la red de organizaciones —incluyendo proveedores, distribuidores, clientes, competidores, agencias gubernamentales, etc.— involucradas en la entrega de un producto o servicio específico a través de la competencia y la cooperación; y b) un modelo de gobernanza que compite con otras formas de organizar la creación de un producto o servicio.

Lo central de esta doble definición es que cada entidad en el ecosistema afecta y es afectada por las demás, creando una relación en constante evolución en la que cada entidad debe ser flexible y adaptable para sobrevivir, al igual que en un ecosistema biológico. Un sistema dinámico en su esencia, donde nada es ni debe ser estático.

Es por eso que se necesita un enfoque de pensamiento sistémico para comprender plenamente los matices de mi paradigma del Ecosistema de la Productividad. Como tal, es una configuración fluida y organizada de elementos que trabajan de la mano para lograr un propósito general.

El pensamiento sistémico en la práctica nos anima a explorar las interrelaciones (contexto y conexiones), las perspectivas (cada actor tiene su propia percepción única) y los límites (acordar el alcance y qué constituye una mejora). En general, incluye la voluntad de ver una situación de manera más completa, reconocer que estamos interrelacionados, admitir que a menudo existen múltiples intervenciones para una situación y defender soluciones innovadoras y disruptivas.

En mi paradigma, tres sistemas están inseparable y dinámicamente vinculados para formar el Ecosistema de la Productividad: el Núcleo, el Contexto y la dimensión del Tiempo.

• Núcleo (Core) – Hemos descubierto que la productividad siempre es una combinación dinámica de tres elementos: el Ser (Self), las Herramientas (técnicas) y el Equipo. Esto es lo que llamamos el Núcleo de la Productividad.

• Contexto – Estos elementos íntimamente vinculados están siempre rodeados por fuerzas del entorno, como fuerzas socioeconómicas; tipo de negocio e industria; cultura y estructura organizacional; política interna, etc. Esto es el Contexto de la Productividad; también muy dinámico.

• Tiempo – Es lo que impregna todo y es omnipresente. El tiempo, por lo tanto, es el meta-sistema que involucra a todos los demás sistemas. Sin embargo, para efectos de la productividad, el tiempo es un recurso limitado. Lo que se hace en él es lo que marca la diferencia. Por revolucionario que parezca, creo firmemente que no gestionamos el tiempo. En cambio, lo que debemos hacer es gestionar todas nuestras tareas de forma sistemática y eficiente: eliminando actividades innecesarias, organizando las actividades de mayor valor agregado y comunicando de forma asertiva.

Es en un ecosistema de equipos donde se crea la ideación, la innovación, la colaboración y la mayor parte del valor. Lo que parece indispensable para impulsar la productividad es dotar a estos equipos del poder para ejecutar e implementar sus soluciones con agilidad y asertividad. El aumento del empoderamiento (empowerment) es imprescindible; la responsabilidad (accountability) redefinida es un requisito previo. Esto tiene profundas consecuencias en el liderazgo, la toma de decisiones y la comunicación.

Curiosamente, en estos días en los que afirmamos y nos quejamos de que no tenemos suficiente tiempo, la mayoría de nosotros parece esperar hasta el último minuto para realizar ciertas tareas. Y lo hacemos porque no nos gusta la tarea en cuestión, o simplemente porque es demasiado desafiante.

Lo mismo ocurre cuando tenemos miedo a las consecuencias y a los resultados negativos. A menudo, las cosas se terminan y no se sufre ninguna consecuencia real; o podemos sufrir consecuencias, pero generalmente no son sustanciales. En palabras de la Dra. Ramírez Basco: “la razón número uno por la que procrastinamos es porque podemos”.

La procrastinación es un desafío que todos hemos enfrentado en un momento u otro. Desde que existen los seres humanos, hemos luchado contra el retraso, la evitación y la procrastinación en asuntos que nos importan. La procrastinación generalmente implica ignorar una tarea desagradable, pero probablemente más importante, en favor de una que sea más agradable o fácil. Cuando procrastinamos, en lugar de trabajar en tareas importantes y significativas, nos encontramos realizando actividades triviales.

Procrastinamos para sobrellevar la situación, anulando sentimientos desagradables o incluso dolorosos sobre ciertas tareas que posiblemente son difíciles de realizar o que tienen consecuencias negativas percibidas. En resumen: evitación del dolor. Según la Dra. Ramírez Basco, se trata de un estado alterado de la realidad.

En resumen, la procrastinación es un hábito tan automático que no requiere planificación consciente; un hábito difícil de cambiar. No es algo que podamos simplemente decidir abandonar y dejarlo ir por completo. Es nuestra zona de confort, donde nos sentimos más a gusto. Sabemos que está sucediendo cuando tenemos problemas para persuadirnos a nosotros mismos de hacer las cosas que deberíamos o nos gustaría hacer.

La investigación en psicología conductual ha revelado un fenómeno llamado “inconsistencia temporal”, que ayuda a explicar por qué la procrastinación parece atraernos, a pesar de nuestras buenas intenciones. Es la tendencia del cerebro humano a valorar más las recompensas inmediatas que las recompensas futuras.

Los episodios menores de procrastinação pueden hacernos sentir culpables o avergonzados. Pueden conducir a una reducción de la productividad y hacer que perdamos la oportunidad de alcanzar nuestras metas. Peor aún, cuando procrastinamos durante un largo período, podemos desmotivarnos y desilusionarnos con nuestro trabajo, lo que puede derivar en estrés, depresión y burnout.

Cabe mencionar que la procrastinación no es pereza. La procrastinación es un proceso activo; elegimos hacer otra cosa en lugar de la tarea que sabemos que deberíamos estar haciendo. Mientras que la procrastinación es activa, la pereza, en contraste, sugiere apatía, inactividad y falta de voluntad para actuar.